Cuando hablamos de productividad los factores como tiempo y recursos invertidos versus resultados entran en juego. Eficiencia en el uso de recursos, la menor cantidad posible para obtener los mejores resultados, ganando liderazgo en costos. Y Eficacia que está orientados al logro, a conseguir las metas propuestas.

Para ello países como Japón introdujeron un método sencillo, pero a la vez difícil de sostener y mantener en cualquier organización. Se trata de las 5s, cuyo objetivo es lograr la mejora continua en el lugar de trabajo a través de 3 actividades principales y 2 de mantenimiento y disciplina. Son actividades que se orientan a la productividad.

1s - SEIRI - desechar lo que no se necesita

Consiste en una práctica con método que permita la eliminación de lo innecesario en el puesto de trabajo. Se refiere a elementos que no se utilizan en el día a día: cajas, herramientas, útiles, productos personales, entre otros. Las personas normalmente los mantienen en su puesto de trabajo pensando que les pueden ser útiles en cualquier momento, pero no es así.
2s - SEITON - un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Consiste que las cosas tengan un lugar para que cualquier persona que lo requiera, le sea de fácil acceso. Debe ser un lugar y disposición estable y constante e impacta principalmente la disposición y el tiempo para el uso de los recursos. Por supuesto las cosas que se ordenan en este paso ya debieron ser clasificadas antes, determinado que su uso es requerido en la operación de la empresa.
3s - SEISO - limpiar el sitio de trabajo y los equipos y prevenir la suciedad y el desorden

Consiste en mantener aseado el puesto de trabajo, eliminando el polvo y la suciedad. Este paso que es básico y sencillo, no es tan obvio como parece. Existen espacios en las organizaciones, puestos de trabajo que incluso pueden no estar a la vista del público en donde hay presencia de polvo y suciedad. En algunos casas bodegas, lugares de desecho, almacenamiento, reciclaje, puestos de trabajo móviles etc.

4s - SEIKETSU - preservar altos niveles de organización, orden y limpieza

Parte del principio de hacer conciencia de algo para posteriormente volverlo un hábito. Esto es fundamental para el sostenimiento de la cultura o metodología. Los japoneses se destacan desde hace ya varios años por la estandarización y eficiencia y esto, lo traducen en productividad.

5s - SHITSUKE - crear hábitos basados en las 4's anteriores

Este último paso es el posterior a estandarizar y hacer conciencia, pues es el nivel en donde se adoptan estas prácticas como cultura organizacional y aquí se garantiza que las 4 primeras S no queden como una actividad más en la organización, sino que sean adoptadas y practicadas de manera constante.